Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Ongestructureerde informatie is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten (bijvoorbeeld Office documenten van het type Word (.doc), Excel (.xls), etc, maar ook PDF, XML, E-mailberichten, afbeeldingen, video's en geluidsfragmenten).
ECM is er primair op gericht om de levenscyclus van ongestructureerde informatie (van initiële creatie via bijvoorbeeld publicatie tot aan archivering en verwijdering) te ondersteunen. Belangrijke aspecten hierbij zijn het terugvinden van de betreffende informatie, en het bewaken van de integriteit ervan.
De terugvindbaarheid van content wordt onder andere geregeld door het toevoegen van metadata. Dit is informatie over de opgeslagen content. Veel voorkomende soorten van metadata zijn auteur, trefwoord en bijvoorbeeld creatiedatum. De meeste oplossingen voor ECM bieden ruime mogelijkheden om zelf de gewenste vormen van metadata te definiëren. Ook het aanbieden van geavanceerde zoekmogelijkheden behoort tot ECM.
Het bewaken van de integriteit van content gebeurt onder andere door het toepassen van versiebeheer, maar kan ook worden geregeld door de toegang tot bepaalde informatie te reguleren. Het toepassen van voorafgedefinieerde processen om content te creëren (workflow) behoort ook tot de mogelijkheden.
Als PROSOLIT hebben wij de applicatie O3Spaces in ons producten portofolio opgenomen voor het aanbieden van ECM software. Aangezien wij streven naar een oplossing die valt onder een GNU open source licentie en kwalitatief, compleet en schaalbaar is, is O3spaces een uitstekende keuze. De voordelen van deze uiterst uitgebreide ECM applicatie zijn bijvoorbeeld het gegeven dat deze applicatie webbased volgens w3c standaarden is gebouwd in een gestandaardiseerde ontwikkelomgeving. Er worden nagenoeg dagelijks bugfixes, nieuwe functionaliteiten en extra modules aan toegevoegd door O3spaces zelf maar de community heeft ook een groot aandeel.
